Das Modul Flottenmanagement ermöglicht Ihnen, einen Massenimport von Fahrern, Fahrzeugen und Schadensberichten durchzuführen. Der Import von mehreren Fahrzeugen über die Importfunktion wird in diesem Artikel veranschaulicht.

Zu Beginn, muss zunächst eine Importvorlage (hier eine xlsx Datei) heruntergeladen werden, welche anschließend in Excel mit Daten befüllt wird. Unter dem Reiter Import -> Fahrzeuge finden Sie den zugehörigen Importassistenten. Auf dieser Seite kann die Importvorlage über den "Export" Button heruntergeladen werden:

Haben Sie die XLSX-Datei mit Excel geöffnet, sehen Sie mehrere Excel-Blätter:

Auf dem ersten Excel-Blatt tragen Sie die zu importierenden Fahrzeuge mit den zugehörigen Daten ein. Weitere Excelblätter beinhalten eine Datensatzbeschreibung sowie Codierungen von Kraftstoffarten und Co., welche beim Befüllen des Imports benötigt werden.

Die Datensatzbeschreibung gibt unter anderem an, bei welchen Feldern es sich um Pflichtfelder handelt, also welche Felder zwingend ausgefüllt werden müssen, damit Daten importiert werden können. Zudem gibt das Excel-Blatt an, um welchen Datentyp es sich bei dem jeweiligen Feld handelt. Hierbei wird unterschieden zwischen Zeichenkette und Zahl.

Eine Zeichenkette ist eine endliche Folge aus Zeichen bestehend aus Buchstaben, Zahlen oder Sonderzeichen. Die Spalte Max. Länge gibt dabei an, aus wie vielen Zeichen das jeweilige Feld bestehen darf.

Bei dem Datentyp Zahl handelt es sich, wie der Name schon suggeriert, um einen numerischen Wert. Hier wird in der Spalte Untertyp allerdings noch zusätzlich zwischen einem ganzzahligen Wert und einem Dezimalwert unterschieden.

Die weiteren Excel-Blätter enthalten die Codierungen von Feldern, welche für den Import benötigt werden.

Wenn Sie Ihre zu importierende Datei fertig ausgefüllt haben, können Sie diese mithilfe des Buttons "Datei auswählen" hinterlegen. Anschließend klicken Sie auf den Button "Verknüpfung", um zu überprüfen, ob die Datei in diesem Zustand im System importiert werden kann.

Sollten hier fehlerhafte Eintragungen bei Codierungen auftreten, wird dies von der Anwendung vorher geprüft und es erscheint ein Hinweis, welcher angibt an welcher Stelle Anpassungsbedarf besteht:

Im obigen Beispiel ist ersichtlich, dass die im Import hinterlegte Fahrzeugart nicht gefunden wurde. In diesem Fall hilft ein Blick in das Excel-Blatt Fahrzeugart, um die jeweilige Codierung herauszufinden und die Datei diesbezüglich anzupassen. Haben Sie alle Daten richtig hinterlegt, sollte der Import-Status OK aufzeigen und Ihre Datei ist bereit importiert zu werden:

Anschließend müssen Sie nur noch auf den "Import" Button klicken, um die Daten einzuspielen und den Prozess abzuschließen.

Ihre Fahrzeuge sind nun unter dem Reiter Stammdaten -> Fahrzeuge aufzufinden.

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